Emprender es una de las alternativas que encuentran miles de colombianos para mejorar sus ingresos y sacar adelante a sus familias. Sin embargo, un paso mal dado al momento de formalizar un negocio puede convertirse en un problema para el bolsillo y poner en riesgo la estabilidad financiera de quienes apenas comienzan.
Cerca del 60 % de las empresas en Colombia operan en condiciones de informalidad o semiformalidad, según la cifra reportada por Confecámaras en la información suministrada. A esta realidad se suma la dificultad que enfrentan numerosos emprendimientos para superar sus primeros tres años, en parte por decisiones tributarias equivocadas y la falta de planeación.
El contador público y asesor tributario Julián Andrés Jiménez Giraldo advierte que uno de los errores más delicados es registrar el negocio sin conocer previamente las obligaciones fiscales y el régimen tributario que mejor se ajusta a su actividad.
La formalización no consiste únicamente en sacar la matrícula mercantil. También implica entender las responsabilidades ante el Estado, organizar las cuentas y prepararse para cumplir con los impuestos correspondientes.
¿Cuál es el error al formalizar un negocio que puede afectar a los comerciantes en Colombia?
Uno de los principales riesgos es acudir a la Cámara de Comercio para registrar una empresa sin haber revisado antes las condiciones tributarias que tendrá que cumplir.
De acuerdo con Jiménez Giraldo, el emprendedor debe conocer primero las características de su negocio y, con esa información, evaluar cuál régimen tributario le conviene. Hacerlo al revés puede traducirse en costos que no estaban contemplados, sanciones económicas y dificultades para mantener relaciones comerciales.
Antes de iniciar los trámites, el especialista recomienda revisar cuatro aspectos fundamentales:
- Ventas proyectadas: calcular cuánto espera facturar el negocio durante el año.
- Tipo de clientes: establecer si venderá a personas naturales, grandes empresas o entidades públicas.
- Personal necesario: determinar si tendrá empleados y qué obligaciones laborales deberá asumir.
- Actividad económica: identificar correctamente el trabajo o servicio que desarrollará para establecer las responsabilidades correspondientes.
El contador también advierte que no todos los emprendimientos deberían acogerse automáticamente al Régimen Simple de Tributación. Aunque este esquema puede reunir diferentes impuestos y simplificar algunas obligaciones, sus condiciones no necesariamente favorecen a todas las empresas.
Por ejemplo, los negocios que trabajan con otras compañías deben revisar si el régimen elegido se ajusta a las exigencias tributarias de sus clientes. También es importante evaluar los costos y gastos de la operación, pues una elección inadecuada puede afectar la rentabilidad y generar inconvenientes comerciales.
La Cámara de Comercio cumple la función de llevar el registro mercantil, pero, según el especialista, la elección tributaria debe analizarse con apoyo de un contador público o mediante la orientación correspondiente de la DIAN.
¿Qué impuestos y gastos debe tener en cuenta un negocio formal en Colombia?
Formalizar una empresa también significa preparar el bolsillo para responder por las obligaciones que correspondan. Si estos pagos no se incluyen desde el comienzo en el presupuesto, el comerciante puede quedarse sin dinero para cubrir otros compromisos de su actividad.
Entre los principales rubros que deben evaluarse están:
- Impuesto sobre la Renta: para las personas jurídicas, la información suministrada señala una tarifa general del 35 % sobre la utilidad neta. La aplicación de esta tarifa depende de las condiciones tributarias del contribuyente.
- Impuesto sobre las Ventas (IVA): corresponde a las operaciones gravadas y su declaración puede ser bimestral o cuatrimestral, según las condiciones aplicables.
- Retención en la Fuente: debe revisarse cuando corresponda practicarla sobre pagos a proveedores, nómina u otras operaciones sujetas a este mecanismo.
- Impuesto de Industria y Comercio (ICA): es un tributo municipal cuyas tarifas y fechas de cumplimiento dependen de las disposiciones territoriales.
- Seguridad social y prestaciones laborales: contratar trabajadores implica asumir los aportes y las obligaciones laborales correspondientes. El especialista estima que estos costos pueden representar entre un 30 % y un 52 % adicional sobre el salario básico, según las condiciones de contratación.
Estas obligaciones deben calcularse de acuerdo con la actividad, la estructura y el régimen de cada negocio. No todos los comerciantes tienen las mismas responsabilidades ni están sujetos a idénticas condiciones de pago.
Elegir mal la figura jurídica también puede poner en riesgo el patrimonio
Otro aspecto que debe revisarse antes de abrir un establecimiento es si conviene operar como persona natural o constituir una sociedad.
Cuando se trabaja como persona natural, no existe una separación patrimonial equivalente a la de una sociedad independiente. Por eso, ante determinadas deudas o demandas, los bienes personales pueden verse comprometidos, de acuerdo con las reglas legales aplicables.
Una persona jurídica, en cambio, tiene un patrimonio independiente. Entre las opciones disponibles está la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), que el contador destaca por su flexibilidad, la posibilidad de constituirse con un solo accionista y las alternativas que ofrece para organizar el funcionamiento de la empresa.
La decisión debe tomarse teniendo en cuenta las necesidades del emprendimiento, sus riesgos y los costos que implica mantenerlo formalizado.
Otros errores que pueden salirle caros a los emprendedores
Además de escoger un régimen tributario sin analizarlo, existen fallas administrativas que pueden generar complicaciones económicas para los propietarios.
Jiménez Giraldo señala las siguientes:
- Comenzar operaciones sin tener activos los registros tributarios necesarios ante la DIAN.
- Mezclar las cuentas personales con las del negocio, lo que dificulta controlar los ingresos, los gastos y el dinero disponible.
- Seleccionar incorrectamente el código de actividad económica CIIU, que identifica la actividad desarrollada y puede influir en la tarifa del ICA.
- Omitir la facturación electrónica cuando existe la obligación de expedirla.
- No dejar por escrito los acuerdos entre socios, incluidos sus compromisos y responsabilidades.
Para prevenir estos problemas, el especialista recomienda buscar asesoría contable antes de constituir la empresa, utilizar herramientas digitales para llevar las cuentas y emitir facturas cuando corresponda, y mantenerse actualizado frente a los cambios de las normas tributarias.
La recomendación que antes de registrar un negocio, conviene revisar cuánto puede vender, qué gastos tendrá y cuáles serán sus obligaciones. Una planeación adecuada ayuda a evitar sorpresas y permite que el comerciante destine sus recursos a lo que realmente necesita para mantener su actividad.
Como plantea Jiménez Giraldo, el objetivo no es pagar menos impuestos a cualquier costo, sino cumplir con lo que corresponde, en los plazos establecidos y sin comprometer la estabilidad financiera del emprendimiento.